Condivido e metto nel blog un video (dal canale youtube Efficacemente) che analizza un libro che da 15 consigli per il "time management" (il video ne indica 8) sulle varie abitudini ricorrenti in 288 persone con produttivita' sopra la media intervistate dallo scrittore Kevin Kruse imprenditore e scrittore americano per due anni.
Ecco uno stralcio degli 8 punti:
- 1440 buone ragioni per non perdere tempo (noi abbiamo 1440 minuti al giorno come se una banca ci accreditasse tali minuti all'inizio delle giornata ma che alle 00:00 resettasse il conto) (con la postilla che il tempo perso non torna indietro/non si puo' recuperare). (scelte strategiche)
- Domandiamoci quale sia per noi l'attivita' singola di oggi che portata avanti avra' il maggiore impatto nella mia vita di (2 ore). Partendo da questo presupposto tale attivita' dovrebbe essere il nostro focus.
(scelte strategiche) - Buttare la ToDoList (mediamente il 41% dei task non verranno mai fatti.
Da notare che il rischio e' anche l'effetto Zeigarnik per cui ogni voce che non abbiamo smarcato e' come un tarlo che ci ronza nel sottofondo.
L'alternativa e' usare il calendario per fissare in agenda i task.
Infatti il calendario non mente mai sul tempo realmente a disposizione soprattutto quando e' pieno
(scelte intelligenza emotiva) - Smettere di fidarsi dell'io futuro (del tipo da lunedi' riprendo ad andare in palestra, faro' questo o quello.
Tutto cio' parte dal pensiero che nel futuro avremo piu' energie, capacita' e tempo).
Siccome non e' cosi', prepariamo sin da adesso il futuro (vuoi andare in palestra domattina, preparati stasera la borsa, vuoi fare un task importante? Segnalo sul calendario) meno fiducia nell'io futuro e piu' preparazione.
(scelte intelligenza emotiva)
Le prime due abitudini sono sono in realta': (scelte strategiche)
La 3 e 4 giocano su come gestire le emozioni quando le cose dobbiamo veramente farle (rimandarle all'io futuro a.e.) (scelte intelligenza emotiva)
La partita del tempo si gioca su esecutivo, tecnologico ed intelligenza artificiale
Si lavora su 3 livelli: strategia, esecutivo e tecnologico (modello delle tre licenze)
che poi sono intelligenza strategica, intelligenza emotiva e l'intelligenza artificiale.
5. Non fare mai straordinari (o limitarli il piu' possibile).
Questo perche' le persone superproduttive hanno questa caratteristica (che non e' un indice di pigrizia) ma hanno capito che la nostra efficacia ha un picco naturale per cui continuare a lavorare e' come spremere un limone gia' spremuto, cioe' fai tanta fatica per ottienere poco (con il rischio di fare errori che il giorno dovrai correggere)
Addirittura esiste una sostanziale differenza tra smettere di lavorare od avere finito di lavorare).Chi a tarda sera e' sfinito dopo aver smesso di lavorare allo stesso tempo si ritrova la testa piena di cose da fare mentre chi definisce un orario rigido di chiusura della giornata impara a progettare la giornata perche' si chiuda davvero. (usando efficamente tutto il tempo a disposizione)
Trattasi della legge di Parkinson «Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.», piu' tempo dedichiamo al lavoro e piu' ne sprechiamo)
Il suggerimento e' di darsi una data ed orario non negoziabile per il giorno dopo per iniziare a provare questa metodologia.
6. Avere sempre un taccuino con se per prendere appunti (Richard Branson fondatore di Virgin considera tale workaround una pietra miliare del suo successo).
La nostra testa e' un'officina meravigliosa ma un pessimo magazzino (il nostro cervello non e' fatto per memorizzare le informazioni) da qui l'idea di appuntarsi. (l'importante e' che sia un posto solo)
7. Gestire l'energia e non il tempo (che e' un'invariante per tutti) possiamo invece gestire l'energia, la motivazione e l'entusiasmo che mettiamo dentro ogni 1 minuto.
Ricordiamo poi che (indicativamente) 1 ora da riposati vale come 3 ore da stanchi).
Le persone intervistate ne sono consapevoli e per questo lavorano sul sonno, dieta ed il movimento (sembra banale come i consigli della nonna)
8. Usare la regola del singolo tocco. A.E. ti svegli prendi il cellulare, controlli le mail del lavoro, leggi a colazione, durante il viaggio, in ufficio, e rispondi solo la sera (non siamo fatti per il multitasking avendo anche lo svantaggio di avere un alto switching cost).
Quello che suggeriscono e' di applicare la regola del singolo tocco (ogni cosa va toccata nel momento giusto, apri la mail, la leggi e la sbrighi subito).
a.e. Fare dei task durante i tempi morti ti rende meno produttivo ed allo stesso tempo piu' stanco (e poi, diciamocelo, anche la noia conta/e' necessaria alle volte.)
Infine, la riflessione e' che ognuna di queste abitudini (o toglie qualcosa) oppure protegge qualcos'altro.
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Di seguito il libro
15 Secrets Successful People Know About Time Management [Paperback] Kevin Kruse
Vi sono inoltri corsi di time management su linken anche se bisogna avere un account ad hoc
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I’m sharing on the blog a video from the YouTube channel Efficacemente, which discusses a book offering 15 tips on time management. The video focuses on eight of them, based on recurring habits identified among 288 highly productive people interviewed by American entrepreneur and author Kevin Kruse over a two-year period.
Here is a summary of the eight key points:
- 1440 good reasons not to waste time. We have 1,440 minutes available every day. Imagine a bank crediting 1,440 minutes to your account at the beginning of each day and resetting the balance to zero at midnight. Any unused time is gone forever: once time has been wasted, we cannot get it back. (strategic choices)
- Ask yourself: what is the single activity I can do today that will have the greatest impact on my life? Suppose that activity requires two hours. Starting from this assumption, that activity should become our main focus for the day. (strategic choices)
- Get rid of the to-do list.
On average, 41% of the tasks on a to-do list will never be completed.
Another issue worth considering is the Zeigarnik effect: every unfinished task can remain in the back of our minds, constantly demanding our attention.
An alternative is to use the calendar and schedule our tasks directly into it.
A calendar does not lie about how much time we really have available, especially when it is already full. (emotional-intelligence choices) - Stop trusting your “future self.”
We often tell ourselves things such as, “I’ll start going to the gym again on Monday,” or “I’ll do this or that tomorrow.”
This way of thinking is based on the assumption that our future selves will somehow have more energy, more time and greater motivation than we do today.
Since this is rarely the case, we should instead prepare today for what we want to accomplish tomorrow.
Want to go to the gym tomorrow morning? Prepare your gym bag tonight.
Need to complete an important task? Put it on your calendar.
In other words: trust your future self less and prepare for your future self more.
(emotional-intelligence choices)
The first two habits essentially deal with strategic choices.
Habits 3 and 4, on the other hand, concern the way we manage our emotions when the time actually comes to get things done, rather than postponing them and leaving them to our “future self.”
(emotional-intelligence choices)
Managing our time therefore involves three dimensions: strategy, execution and technology.
We can think of these as three levels, or a “three-intelligences model”:
- Strategic intelligence
- Emotional intelligence
- Artificial intelligence
5. Avoid working overtime (whenever possible).One characteristic of highly productive people is that they tend to avoid excessive overtime.
This is not a sign of laziness. Rather, they understand that our effectiveness has a natural peak. Continuing to work after that point is like trying to squeeze juice from a lemon that has already been squeezed: it requires a great deal of effort for very little return. Worse still, we may make mistakes that we then have to correct the following day.
There is also an important difference between stopping work and actually being finished with work.
Someone who stops working late in the evening because they are exhausted may still have their head full of unfinished tasks. Someone who establishes a strict end to the working day, however, gradually learns to structure the day so that it can actually be completed within the available time.
This is closely related to Parkinson’s Law: work tends to expand to fill the time available for its completion. In practical terms, the more time we allow ourselves for work, the greater the risk of wasting some of it.
The suggestion is therefore to establish a non-negotiable finishing time for the following day and start experimenting with this approach.
6. Always carry a notebook with you. Use it to take notes.
Richard Branson, founder of Virgin, considers the habit of carrying a notebook an important part of his approach to work and success.
Our mind is a wonderful workshop, but a terrible warehouse.
Instead of relying on our brain to store every idea, commitment and piece of information, we should write things down. The important thing is to have one consistent place where we capture them.
7. Manage your energy, not your time.
Time is essentially the same for everyone: we all have the same number of minutes in a day.
What we can manage instead is the energy, motivation and enthusiasm we bring to each of those minutes.
As a useful rule of thumb, one hour of focused work when we are well rested can be worth far more than several hours (three) of work when we are exhausted.
The highly productive people interviewed for the book appear to understand this principle well. This is why they pay attention to sleep, diet and physical activity.
It may sound obvious, almost like advice from our grandparents, but these basic habits matter.
8. Use the “single-touch” rule.
Imagine waking up and immediately checking your work emails on your phone. You read them again over breakfast, check them once more while travel path, look at them again when you arrive at the office, and finally reply in the evening.
This creates unnecessary repetition and switching cost. We are not particularly good at multitasking, and constantly moving from one task to another also comes with a significant switching cost.
The suggestion is to apply the single-touch rule: deal with something at the appropriate time and, whenever possible, complete it then and there. If you open an email to deal with it, read it and handle it rather than repeatedly coming back to it.
Similarly, trying to squeeze work tasks into every idle moment does not necessarily make us more productive. It can simply make us more tired.
And, let’s be honest, sometimes boredom has a purpose too.
Ultimately, the interesting idea behind all these habits is that each of them either removes something that wastes our time or protects something that makes our time more valuable.
5 Secrets Successful People Know About Time Management [Paperback] Kevin Kruse
